Entendemos que las personas y los usuarios necesitan documentación intensiva y gestión de archivos para hacer las cosas, especialmente en un entorno de trabajo remoto y asincrónico. Aquí en Rock, queremos empoderar a los equipos para que trabajen de manera productiva a pesar de ser asincrónicos, habilitando prácticas de documentación adecuada. Esto significa asegurar que las aplicaciones de almacenamiento de archivos y documentos estén al alcance y puedan ser fácilmente accesibles, lo cual es un aspecto esencial de una herramienta que ayuda a las personas a colaborar y trabajar mejor juntas.
A través de la integración con Notion, queremos asegurar que los equipos puedan vincular la documentación necesaria en las tareas, temas, notas y chats de Rock de manera más eficiente y rápida.
¿Cómo agregar Notion a Rock?
La belleza de nuestra integración con Notion es que solo necesitarás integrar el servicio una vez, y podrás vincular documentos en cualquier espacio del que seas parte (y tengas permiso para vincular documentos fuera de él).
Solo sigue los pasos a continuación para integrar Notion a Rock.
Paso 1: Haz clic en la mini-app de archivos y selecciona Notion en las opciones de almacenamiento en la nube.
Paso 2: Haz clic en Notion, y se abrirá una nueva pestaña o ventana emergente pidiéndote que inicies sesión en tu cuenta de Notion. Si aún no has iniciado sesión.
Paso 3: Se te pedirá que permitas a Rock acceder a tu cuenta de Notion. Si cancelas, la integración se abortará y no podrás vincular tus archivos de Notion a tus espacios de Rock.
Paso 4: Se te pedirá que selecciones qué páginas deseas mostrar en Rock. Todo se consolidará en una carpeta llamada “Workspace.”
Si permites que Rock acceda a tus páginas de Notion, la integración será exitosa y serás redirigido al espacio donde inicialmente configuraste la integración.
¿Agregar carpetas de Notion a los espacios?️
Una vez que hayas integrado Notion en Rock, puedes agregar tus páginas y bases de datos en la Files mini-app de un espacio. Con esto, no podrás agregar subpáginas individuales en Rock.
Cuando vincules una página en Rock, todas las subpáginas de ese ítem serán accesibles desde la Files mini-app en tu espacio.
Nota: En este momento, todas las páginas y subpáginas están en una jerarquía, lo que significa que no están anidadas. Estamos trabajando en mejorar este comportamiento.
Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el nombre de la página para ver y acceder al contenido.
📝 Nota: Los usuarios no podrán acceder a las páginas y bases de datos en los espacios a los que las has subido a menos que tengan permiso en Notion. También necesitas asegurarte de que los usuarios sean parte del espacio al que necesitan acceso a los archivos. Incluso si un usuario tiene todos los permisos necesarios del drive, no podrá acceder a los archivos dentro de Rock si no es parte del espacio.
Para volver al panel de la Files mini-app o a una carpeta anterior, presiona el < Carpeta en la esquina superior izquierda del panel.
Una vez que hayas vinculado exitosamente un servicio de almacenamiento en la nube y hayas agregado archivos y carpetas a la Files mini-app en un espacio, puedes usar el botón azul + en la esquina inferior derecha de la vista de Archivos para agregar más servicios de drive.
¿Botones de Hover en Archivos?️
Si deseas abrir una página de Notion en una nueva pestaña, puedes presionar este botón para abrir el archivo dentro de Notion.
El segundo botón es el botón de Set Aside, que te permite reservar una carpeta o un archivo específico.
El tercer botón es el botón de desvincular, que te permite desvincular la carpeta que inicialmente vinculaste a Rock. No puedes desvincular subcarpetas o archivos dentro de la carpeta originalmente vinculada. Esto significa que solo puedes desvincular la carpeta principal que inicialmente vinculaste en Rock.
¿Usando tus páginas de Notion en tus espacios de Rock?
Dado que has integrado tus bases de datos y páginas de Notion en Rock, puedes agregar fácilmente estos archivos basados en la nube como adjuntos a tus tareas y notas.
Nota: También puedes autorizar servicios en la nube a través de esta función si aún no tienes nada autorizado.
Necesitarás hacer clic en la opción “Link Cloud Storage” para vincular una carpeta o archivo a una tarea o nota específica.
? Nota: Vincular archivos o carpetas a tareas no funciona al ingresar tareas en vista de tablero...por ahora.
Eliminar documentos o la integración de un espacio ✂️
Eliminar páginas
Como se mencionó anteriormente, no puedes eliminar páginas individualmente; solo puedes eliminar el workspace donde está anidada. Puedes desvincular la carpeta usando el botón de desvincular rojo.
Todo lo que hay dentro de la carpeta de Workspace inicialmente subida no será accesible en el espacio, pero seguirá existiendo en la cuenta de Notion de sus propietarios. No te preocupes; siempre puedes volver a vincular páginas al espacio si es necesario.
Necesitarás tener permiso de administrador en el espacio para eliminar las páginas o bases de datos de otros. Sin embargo, cualquiera puede liberar su página o base de datos subida, incluso aquellos exmiembros o administradores que han sido degradados a invitados.
Eliminar la integración
Puedes eliminar la integración de Notion yendo a la configuración de usuario > Aplicaciones Autorizadas > presionando Desconectar.
Una vez que elimines la integración de tu cuenta, las páginas y bases de datos conectadas no serán accesibles en los espacios a los que están vinculadas, pero seguirán existiendo en la Files mini-app. Puedes reautorizar el acceso después de desconectar Notion en una página o base de datos previamente conectada. Cuando reintegres Notion, todas las páginas y bases de datos en tus diferentes espacios estarán disponibles nuevamente.
Si deseas que tus páginas no sean visibles una vez que elimines la integración, tendrás que desvincular las páginas de tus espacios manualmente. Puedes hacer esto tanto antes como después de desautorizar Notion.
Preguntas Frecuentes sobre la Integración de Notion?
¿Qué pasa con las páginas y bases de datos que vinculé en la Files mini-app si salgo/soy eliminado de un espacio?
Cuando sales o eres eliminado de un espacio, tus bases de datos y páginas vinculadas se desvincularán de la Files mini-app. Si vuelves a ingresar al espacio, tendrás que vincular los ítems nuevamente.
¿Qué pasaría con mis páginas y bases de datos si eliminara mi cuenta?
Cuando eliminas tu cuenta de Rock, todos los servicios en la nube que integraste se desconectarán y todos los ítems que vinculaste se desvincularán.
¿Qué pasa con las carpetas y archivos de cuentas suspendidas?
Las páginas, bases de datos y subpáginas de cuentas suspendidas seguirán estando disponibles para acceso en el espacio a menos que sean desvinculadas o eliminadas de sus servicios de drive.
¿Qué pasa si muevo mis páginas a una ubicación diferente en Notion? ¿Tendré que agregarla nuevamente?
Los ítems seguirán siendo accesibles en un espacio, pero los permisos de usuario podrían cambiar. Algunos usuarios podrían ganar o perder acceso dependiendo de tus cambios o los permisos disponibles en el nuevo destino.
¿Qué pasa con los ítems en un espacio si son eliminados de Notion?
Parecerá que Rock no puede encontrar el ítem y nadie podrá acceder a la información. Las carpetas y archivos que son contenidos desaparecerán al reabrirse. Puedes desvincular la carpeta eliminada para quitarla de tu Files mini-app.
¿Puedo darle a un usuario permiso para acceder a un ítem desde Rock?
No, necesitarás otorgar permisos de acceso o enviar invitaciones al usuario a través de Notion.
¿Puede el equipo de Rock ver lo que hay dentro de las carpetas que conecto a mis espacios?
No, la integración agrega la información a tu espacio. No podemos ver qué documentos tienes en tu base de datos o espacio de trabajo. Además, si los usuarios en el espacio no tienen permiso, no podrán acceder a la información.
¿Hay un límite de carga para mis carpetas en Dropbox?
Los límites de carga son independientes de Rock. Los límites de almacenamiento dependen de la cuota de almacenamiento del servicio en la nube.
¿Qué pasa con los ítems de Archivos si todos abandonan un espacio grupal?
Tan pronto como todos los miembros abandonen el espacio, todos los archivos, información de almacenamiento de mini-app y las integraciones serán eliminadas.
